연휴에는 평소와 다른 시간에 연락하는 사람이 늘어납니다
공휴일이나 긴 연휴가 다가오면 사무소의 운영 시간이 평소와 달라지는 경우가 많습니다. 그런데 이 기간에는 오히려 평소에 시간을 내지 못했던 사람들이 연락을 시도합니다. 휴무 공지가 모호하면 헛걸음을 하거나, 닫힌 줄 모르고 문의했다가 답을 받지 못해 불안해하는 사람이 생깁니다.
그래서 단순히 연휴 휴무라고만 적기보다 적용되는 날짜, 예약을 받을 수 있는지 여부, 다시 연락할 수 있는 시점을 따로따로 밝히는 것이 좋습니다. 같은 휴무라도 이용자가 알고 싶은 내용은 이 세 가지로 나뉘기 때문입니다.
공지 문구의 예를 하나 들면 이렇습니다. 연휴 기간의 첫날과 마지막 날을 날짜로 적고, 그 기간에는 방문과 전화 상담이 어렵다는 점, 온라인 문의는 접수되며 업무를 다시 시작하는 날부터 순서대로 답변한다는 점을 각각 한 문장씩 적는 식입니다. 문장이 짧을수록 휴대전화 화면에서도 한눈에 읽힙니다.
일정이 확정된 뒤에 공지합니다
공지를 쓰기 전에 실제 운영 일정이 확정되었는지부터 확인합니다. 대면 상담은 쉬지만 온라인 문의는 계속 받는지, 접수된 문의에는 언제부터 답하는지를 운영 사실에 맞게 적습니다.
긴급한 사안에 상시 대응할 수 없는 상황에서 언제든 상담 가능하다고 쓰는 것은 피합니다. 마감이 정해져 있는 업무는 개별 사안과 관련 기관의 공식 일정에 따라 달라질 수 있으므로, 휴일 공지에서 결과나 기한을 임의로 단정하지 않습니다. 이용자가 자신의 기한을 따로 확인해야 한다는 점을 알려 주는 정도가 적절합니다.
확정되지 않은 일정은 미리 공지하지 않는 편이 낫습니다. 임시로 정했다가 바꾸면 이미 공지를 본 사람들에게 다시 정정해야 하고, 그 과정에서 혼란이 두 배로 커집니다.
평소 시간과 임시 시간을 모든 화면에서 맞춥니다
임시 운영 시간은 한 곳에만 고치면 금세 어긋납니다. 공식 홈페이지, 지도 서비스, 예약 양식, 전화 자동 응답을 모두 같은 내용으로 맞춥니다. 특히 지도 서비스의 영업 시간 표시가 예전 그대로 남아 있는 일이 흔합니다.
지난해 명절 공지가 검색 결과에서 먼저 열리는 경우도 있으므로 공지 제목에 연도를 넣고, 이미 끝난 공지에는 현재 안내로 이동하는 경로를 둡니다. 지점마다 운영 일정이 다르다면 주소별로 시간을 구분해서 적어야 합니다.
모바일 화면에서는 공지가 접힌 상태로 보이는 경우가 많습니다. 홈페이지 상단에 한 줄 배너로 휴무 기간을 보여 주고, 눌러서 자세한 내용을 보게 하는 구성이 이용자에게 편리합니다. 배너를 올렸다면 종료일에 내리는 일정도 같이 기록해 둡니다.
공지의 첫 문단은 이용자의 행동으로 시작합니다
공지의 첫 문단에는 이용자가 지금 무엇을 하면 되는지를 적습니다. 문의 양식은 열려 있으니 남겨 두면 되는지, 상담이 필요하면 연휴가 끝난 뒤 이 날짜 이후에 연락하라는 것인지 같은 내용입니다.
이미 예약한 사람의 일정이 바뀐다면 개별 안내 방법을 따로 정해 둡니다. 연락처 목록을 이용해 재안내를 보낼 때는 개인정보와 수신 동의 범위를 확인해야 합니다. 문의 양식은 열려 있어도 상담 확정은 업무를 재개한 뒤에야 가능하다면 그 차이를 분명히 설명합니다.
공공기관의 휴무와 사무소의 휴무는 다릅니다
사무소가 쉬는 날과 공공기관이 쉬는 날이 항상 일치하지는 않습니다. 특정 기관의 접수가 가능한지 안내하려면 그 기관의 공식 공지를 확인하고 출처를 밝히는 것이 안전합니다. 이용자가 자신의 사안에 맞는 기한을 따로 확인할 수 있는 경로도 함께 알려 줍니다.
공지 작성을 담당하는 사람이 휴가 중일 수도 있으므로, 공지를 올리고 내리는 담당자를 미리 두 명으로 정해 두면 안전합니다. 연휴 전날 서둘러 만든 공지에 오탈자가 남는 일도 이 방법으로 줄일 수 있습니다.
연휴가 끝나면 임시 문구를 내립니다
휴일이 끝난 뒤에는 임시 안내 문구를 내리고 평소 시간이 제대로 복구되었는지 휴대전화로 직접 확인합니다. 연휴 중에 들어온 문의가 빠짐없이 처리되었는지도 운영 기록에서 점검합니다.
휴일과 시즌 공지는 검색어를 위한 계절 콘텐츠가 아닙니다. 특정 기간에 사무소를 찾는 사람이 정확한 기대를 가지고 연락하게 돕는 운영 안내입니다. 실제 운영 일정은 사무소마다 다르므로 공지 전에 담당자와 확인하시기 바랍니다.