검색 자동완성에 새로운 표현이 나타나면 바로 그 문구로 글을 만들어야 할 것처럼 느껴진다. 하지만 제안어는 시점과 이용 환경에 따라 바뀔 수 있고 실제 환자의 질문을 그대로 대표하지 않는다. 상담실장은 새로운 단어를 발견한 날짜와 함께 무엇을 뜻하는지 현장 문의와 비교해야 한다.
기록표에는 검색어, 확인 시점, 기존 콘텐츠에서 답하는 위치, 현장 질문의 반복 여부를 적는다. 자동완성 화면 한 장을 성과나 수요의 증거로 쓰지 않는다. 같은 의미의 표현이 여러 개라면 하나의 정확한 글로 답할 수 있다. 반대로 같은 진료명을 쓰더라도 검사 전과 치료 후의 질문은 분리할 이유가 있다.
의료 용어와 생활 표현의 차이도 확인한다. 환자가 쓰는 말이 진단명과 같지 않을 수 있으므로 검색어만 보고 질환을 확정하는 제목을 만들지 않는다. 새 소재는 의료진에게 사실과 설명 범위를 확인받는다. 이미 발행한 글이 있다면 제목과 첫 문단을 고치는 방법도 있다.
월말에는 기록한 단어가 실제 문의에 도움이 되었는지 검토한다. 단순히 유행하는 표현을 따라 글을 늘리기보다 빠진 질문을 찾는 도구로 사용해야 한다.
자동완성 기록에 포함된 민감한 검색어를 곧바로 환자의 진단명으로 분류하지 않는다. 검색어가 구체적일수록 혼합된 상황이 있을 수 있다. 원고의 범위를 의료진과 정하고 기존 글과 다른 답이 생겼는지 확인한다. 단어가 잠깐 나타났다가 사라져도 현장에서는 반복되는 질문이 있다면 안내할 이유가 남는다.
검색어 기록은 직원이 짧게 남길 수 있는 형태여야 이어진다. 단어만 적지 말고 그 표현이 어떤 질문을 뜻한다고 판단했는지 한 줄을 덧붙인다. 다음 달에 같은 단어를 다른 뜻으로 해석하는 오류를 줄일 수 있다. 자료가 부족한 표현은 새 글의 제목으로 즉시 쓰지 않고 실제 문의와 의료진의 설명을 확인한다. 기록 시점도 함께 적는다.